Gemäß Art. 15 DS-GVO hat die betroffene Person das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob er personenbezogene Daten der betroffenen Person verarbeiten; ist dies der Fall, so hat die betroffene Person ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auch auf weitergehende Informationen.
Als Verantwortlicher müssen Sie durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sicherstellen, dass der Betroffene diese Rechte auch sachgemäß ausüben kann. Zudem müssen Sie über die von Ihnen getroffenen Maßnahmen einen geeigneten Nachweis führen können.
Es ist daher zu empfehlen, die Zuständigkeiten und den Ablauf dieses Auskunftsprozesses im Unternehmen zu definieren. Sinnvoll dürfte es auch sein, erforderliche Textbausteine und / oder Formulare zu erstellen.
Bei komplexeren Sachverhalten empfiehlt sich nach meiner Auffassung grundsätzlich zunächst immer die Erstellung eines allgemeinen Konzeptes, in dem das jeweilige Thema umfassend dargestellt wird. Aus einem solchen Konzept lassen sich, falls erforderlich zunächst Richtlinien, sodann daraus Einzelfallregelungen für die konkrete Umsetzung ableiten.
Weiterführende Unterlagen
Konzept (Prozessbeschreibung) zum Anspruch auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO
Vorlage für einen Antrag eines Betroffenen auf Auskunft zur Verarbeitung personenbezogener Daten